Travailler avec des collègues remote

• Comment faire pour travailler avec des collègues remote ?
• Quels outils utiliser pour établir une routine de travail ?
• Comment garder une vélocité égale à celle d’un collaborateur assis à côté de vous ?

Si vous travaillez avec des collègues remote, je vous donne quelques clés pour améliorer votre quotidien.

Avant propos 

Dans mon post précédent je parle de la proximité entre le product owner et son équipe.

Une chose que j’ai oublié de mentionner est que parfois le PO doit travailler avec une équipe qui est en remote.

Loin d’être anodin, cet environnement de travail est de plus en plus fréquent dans le monde tech.

Du point de vue du P.O, cette configuration est loin d’être idéale car cela complique les interactions entre collègues. Adieu la proximité…

Autant vous l’avouez tout de suite, je ne suis pas fan du travail en remote.

Attention, que l’on soit bien clair, quand je parle de remote, je ne parle pas de travailler quelques jours chez soi par mois.

Non ici, le sujet est d’évoquer la situation dans laquelle vous collaborez avec une équipe ou quelques collègues que vous ne croisez jamais dans vos bureaux.

Le travail en remote: Les différentes configurations

C’est vous qui êtes en remote 

• Vous êtes le Product owner ?  
• L’équipe technique et toutes les autres équipes (marketing, commercial…) sont basées au même endroit ?
• C’est vous le travailleur remote ?

Lisez les conseils dans les paragraphes suivants pour vous aider un peu mais mon avis : Changez de job.

Quelque soit la raison pour laquelle vous avez accepté un job de product owner en remote, vous allez droit dans le mur.

A l’inverse d’un job de développeur ou de UX designer, le job de product owner n’est pas du tout adapté au travail remote.

Vous devez être en relation constante avec votre équipe et les autres stakeholders de votre entreprise.

Cette configuration est vitale pour canaliser toutes les informations à analyser et pour prendre les bonnes décisions.

Dans cette situation, vous avez très peu de chances d’influencer la vision du produit.
Le travail en remote vous empêche de tisser des liens forts avec vos collègues et surmonter les obstacles et les tensions.

Personne ne vous connaît vraiment.

Toute l’équipe est en remote 

Quand je parle de l’équipe, je parle de votre équipe de développeurs.

Pas de chance mais cela arrive. J’ai déjà vu des jobs ou le product owner était rattaché au département marketing et où l’équipe technique était délocalisée dans un pays lointain.

Souvent pas souci d’économie pour l’entreprise.

Je vais être moins radical que dans l’exemple précédent mais si je suis à votre place, j’hésite à vouloir changer de job également.

Evidemment, vous restez au contact des stakeholders qui peuvent influencer la vision du produit (directeur/trice marketing, commercial etc…).
Cette situation vous permet de rester au coeur de la stratégie d’entreprise.

Néanmoins, cette situation vous complique votre job au quotidien. Je ne parle même pas du sentiment d’isolement.

Pour ma part, ce que je préfère dans le job de product owner, c’est de pouvoir interagir au jour le jour avec mes collègues.

On partage des réunions, des discussions, des galères, des succès… on travaille et on vit ensemble.

En retirant cette partie, votre job devient celui d’un chef de projet qui fait appel à un prestataire technique externe pour le compte de son entreprise.

Seulement quelques collègues sont remote

Là vous faites presque partie de la norme.
Tout dépend du pourcentage de vos collègues qui sont en remote.

• 80% et plus.
  C’est presque toute l’équipe mais vous pouvez au moins compter sur 1 ou 2 collègues pour vous épauler au quotidien
• Pas plus de 50%.
  La situation n’est pas idéale mais tout à fait gérable.
• Pas plus de 20%. 
  Vous êtes bon. Même avec une équipe qui travaille à 100% on-site, il y a toujours 1 ou 2 absents en permanence.  Donc tout est (presque) normal.

Les différents degrés de remote :

Quand on parle de travailler en remote, on parle de collaborer avec des collègues qui ne travaillent pas dans le même bureau que nous.

Toutefois, certains facteurs intensifient plus ou moins la collaboration entre vous et vos collègues remote. Les voici :

Le fuseau horaire

Vos collègues remote sont-ils sur le même fuseau horaire que vous ?

Il est très différent de travailler avec des collègues situés à 200km de chez vous par rapport à des collègues situés à 12 heures de vol.

Le décalage horaire entre collègues impacte énormément votre travail au quotidien.

J’ai moi-même travaillé pendant un temps avec des équipes localisées en Inde et aux USA pendant que je vivais à Londres.

C’était un enfer d’organisation. Ma boite email et ma messagerie instantanée vibraient 24h sur 24.

Pour organiser une réunion, il fallait tout le temps que je me lève à l’aurore ou que je veille tard le soir.

Impossible d’être dans le bon tempo.

Dialoguer avec mes collègues était devenu une corvée plutôt qu’un plaisir et un moyen d’avancer.

La langue

Dans des organisations toujours plus globales, il n’est pas rare que la langue adoptée soit l’anglais.

Si comme moi, vous parlez couramment anglais, vous vous dites, c’est pas un souci !

Oui mais, au delà de la langue, il y a souvent une barrière culturelle.

Ce n’est pas parce que vous comprenez les mots de votre collègue que vous comprenez sa pensée ou son raisonnement.

Cette dissonance s’intensifie encore plus lorsque vous parlez par écrans interposés. On peut passer facilement à côté de détails qui font la force des rapports humains,

Travaillez dans une langue étrangère n’est pas un problème lorsque tout le monde est réunis au même endroit.

En remote, la différence de langue intensifie la notion de distance.

La rencontre physique

C’est le facteur le plus central. Celui qui détermine la qualité de vos interactions au quotidien avec vos collègues remote.

Avez-vos déjà rencontrés vos collègues physiquement ?

OUI :

Cela facilite les choses. En ayant eu la possibilité de se rencontrer physiquement, vous avez pu créer une représentation mentale réaliste des gens avec qui vous parlez tous les jours.

Peu importe si vous avez des atomes crochus ou non, le rencontre physique vous permet de mémoriser tous les signes non verbaux.

Parfois, il arrive même que l’on soit plus à l’aise avec une personne au téléphone qu’en vrai.
A condition seulement de l’avoir rencontré au préalable.

NON :

Vous êtes dans une situation difficile.  Même si vous dialoguez avec lui/elle tous les jours et que vos rapports sont bons, vous parlez à un(e) inconnu(e).

Ajoutez à ça les 2 facteurs précédents (un fuseau horaire différent et une langue différente) et vous êtes dans la situation où vous travaillez avec une personne située dans un univers parallèle.

Dites-vous que toutes les difficultés que vous ressentez, la personne en face la ressent. Cette situation vous oblige à décupler vos efforts de communication pour vous faire comprendre.

Ce genre situation peut devenir extrêmement fatiguant mentalement car il faut constamment s’assurer que la communication ne soit pas rompue.
En effet, il est facile de zapper un appel ou une réunion par manque de motivation.
A terme, ce genre de rapport a des conséquences néfastes sur un suivi de projet.

Les solutions:

Après vous avoir fait l’inventaire des possibilités de travail en remote, voici enfin la partie que vous attendez tous : les remèdes.

Je vais vous décevoir, je n’ai pas de secret ou solution miracle sorti de mon chapeau.

En revanche, après avoir collaboré avec des collègues en remote pendant des années, j’ai quelques astuces à vous donner qui fonctionne pour moi.

Choisissez les bons outils

Qui dit travail avec des collègues en remote, dit outils de communication.

Normalement, il y a en 3 qui reviennent tout le temps:

• L’email
• La messagerie instantanée (slack)
• L’outil de vidéo conférence.

Mon but ici n’est pas de vous dire quel marque j’utilise ou je préfère. Cela n’a pas d’importance et par ailleurs dans la majorité des cas votre entreprise choisit pour vous.

En revanche j’aimerais vous expliquer comment j’utilise ces outils pour travailler avec des collègues remotes au sein de mon équipe.

Comment j’utilise l’email:

Je n’utilise jamais l’e-mail pour les conversations avec une seule personne. Le ton de l’email est trop formel par nature (sujet, contenu, signature…) et cela crée une distance inutile.

En général, mon utilisation de l’email se résume à une communication groupée pour rappeler:

• Un évènement
• Une tâche
• Une information d’entreprise
• Le partage d’un document consultable par tous 

Attention ici je parle de l’utilisation de l’email pour les personnes avec qui je communique tous les jours. Evidemment, j’utilise l’email pour communiquer individuellement avec des personnes, mais il s’agit de personnes avec qui ma proximité est moins forte.

Comment j’utilise la messagerie instantanée:

Tout le temps et à n’importe quel moment pendant les horaires de bureau.

L’avènement des outils comme slack en entreprise à permis de libérer une nouvelle forme de communication plus informelle autrefois utilisée uniquement dans la sphère privée.

J’avoue ne pas avoir compris l’utilité de slack à ses débuts mais je suis désormais un utilisateur conquis.

L’avantage est que les conversations sont plus fluides. Pas besoin de formules de politesse sans fin. J’en profite souvent pour glisser des gifs ou des commentaires plus privés.

Ce genre de conversation aide à casser la distance entre vous et vos collègues remote.

Comment j’utilise les outils de vidéo conférence :

Alors, je préfère le dire tout de suite. Je déteste.
A la base je trouve ça très utile mais dans la réalité il y a toujours un bug, un problème de son, une latence etc…

A l’aube de 2020 (à l’heure où j’écris ces lignes), je trouve incroyable qu’aucune solution ne soit vraiment fiable.
J’ai essayé une bonne douzaine d’outils et à chaque fois c’est la même chose. 

• Une personne n’arrive pas à se connecter à la session.
• Le micro d’un collaborateur ne fonctionne pas. 
• L’écran partagé se gèle
• Etc…

Le temps perdu est considérable. Les réunions avec ce genre d’outil commence toujours 5 à 10 minutes en retard.

Pire, cela casse le naturel et la spontanéité d’une conversation car les gens s’impatientent et perdent leur concentration.

Par exemple, un meeting en vidéo conférence commence toujours un peu comme ça:

• Vous m’entendez ?
• Oui, et vous ?
• Je vous entends pas très bien…
• Attendez, je branche mon casque
• Bla bla bla 

Ça vous dit quelque chose ?

L’outil de vidéoconférence est un mal nécessaire pour se réunir en groupe à distance mais sa fiabilité médiocre créé un malaise et une réticence des collaborateurs.

Dernière chose, par pitié, n’exigez pas de vos collaborateurs qu’ils partagent leur caméra.

Pour ma part, j’aime bien partager ma caméra au début du meeting seulement pour dire bonjour. 

Après je la coupe, car je sais que beaucoup de gens n’aiment pas se sentir regardé par caméra d’ordinateur. 
Cela crée de la gêne et de la crispation. Ne rendez pas la forme de votre réunion désagréable.

Bonus :

L’outil le plus basique et le plus sous exploité en entreprise : Le téléphone.

Pour ma part, le téléphone est l’outil avec lequel je suis le plus à l’aise pour dialoguer avec une personne.

Si je dois avoir une conversation avec une seule personne, à coup sur je vais décrocher mon téléphone plutôt que d’utiliser mon outil de vidéoconférence.

Parfois même, j’utilise le téléphone pour appeler plusieurs collègues à la fois.

Je n’hésite pas à ajouter mes collaborateurs sur whatsApp ou une appli de ce genre pour leur envoyer un SMS ou les appeler.

Cela peut paraître bizarre pour certains d’entre vous, mais je ressens plus de proximité avec une personne avec laquelle je dialogue par téléphone qu’avec mon ordinateur.

J’ai remarqué que c’était également le cas pour la majorité des gens autour de moi.

Essayez, vous verrez.

Exigez des rencontres

Enfin, le dernier point pour vous aider à casser la distance géographique entre vous et vos collègues est de les rencontrer au moins une fois.

J’ai brièvement parlé des avantages au cours de cet article. C’est très basique mais en rencontrant physiquement vos collègues au moins 1 fois, vous allez automatiquement créé une nouvelle proximité pour vos prochains échanges virtuels.

Je sais très bien qu’en fonction de la distance ce n’est pas toujours facile.

Quelque soit la situation dans laquelle vous vous trouvez, vous êtes en droit de demander et même d’exiger à votre entreprise de rencontrez vos collègues au moins une fois.

Après tout, vous êtes le product owner et il s’agit de votre équipe.

Si vous obtenez un refus et que votre situation devient ingérable pour votre collaboration au quotidien, prenez le taureau par les cornes.

Evaluez votre situation 

• % de collègues en remote sur l’ensemble de votre équipe
• Différence de fuseau horaire

Ajustez vos méthodes de communication, vos rituels.

Si vous pensez que votre productivité est en jeu ou si cette situation vous bloque, allez chercher du travail ailleurs.

Ne perdez pas votre temps dans un contexte qui ne vous convient pas ou que l’on vous a certainement imposé.

Je ne cesserai de le répéter, un product owner se doit d’être proche de son équipe. J’entends par là, il doit être assis à côté des développeurs. C’est l’ADN de son métier.

Pas un problème unique

Une fois n’est pas coutume, ce post n’est pas uniquement destiné aux product owners.

Ces difficultés de travailler avec des collègues remote se rencontrent dans de nombreuses professions.

Malheureusement, le product owner cumule deux handicaps:

• Il interagit dans une industrie où le travail en remote est très répandu
• Son rôle demande d’être constamment à proximité de ses collègues

Les quelques conseils que je vous donne ici sont je l’entends très généraux mais c’est parce qu’il n’existe pas de solutions miracles.

Mon seul avis est :
Si plus de 20% de vos collègues sont en remote, sachez que vous êtes dans une situation anormale pour un rôle de product owner.

Tout dépend de votre facilité à vous adapter et à accepter cette situation.