Le product owner en mode télétravail (édition spéciale)

A l’inverse de nombreux métiers, le product owner est un job qui peut parfois s’exercer en télétravail.

Pour dire vrai, comparé à des jobs de développeurs ou de designers, il est plus difficile pour un product owner d’exercer en télétravail mais pas impossible.

Je n’avais pas prévu d’écrire cet article maintenant, mais en raison du contexte actuel (coronavirus), je sais que beaucoup d’entre nous vont devoir continuer à travailler de chez eux dans les jours/semaines voire mois prochains.

Afin de faire face à cette situation nouvelle pour certains, je vous donne quelques idées (parfois très à l’ouest) pour adapter votre quotidien et rester productif.

Aparté

Dans un de mes anciens posts, je déconseille fortement à tout product owner de bosser en télétravail.

Je n’ai pas changé d’avis, mais le contexte actuel nous force à devoir nous adapter.
Ces conseils et pratiques ne remplacent pas complètement le déroulement de la vie au bureau avec ses collègues.

Néanmoins, j’espère que cela vous aidera à suivre vos projets et gérer vos tâches en minimisant les contraintes.

La mise en place d’une routine

Faites comme si vous alliez au bureau.

Si vous n’avez pas l’habitude, ne tombez pas dans les pièges classiques

Vous levez 30 minutes plus tard parce que vous n’avez pas de trajet à faire
Zappez la douche
S’habiller en survet car personne ne vous voit
Ne pas avoir d’horaires fixes de bureau (début et fin).
Ne pas avoir d’horaires fixes de déjeuner
Mettre la télévision ou la radio en fond sonore
Faire des coupure et démarrer une autre activité à domicile que vous n’avez jamais le temps de faire quand vous êtes au bureau (passez le balai, ranger votre bibliothèque…)

En gros, faites comme si vous n’étiez pas vraiment chez vous.

Si vous vivez en couple ou vous avez des enfants, prévenez votre partenaire.

Faites bien comprendre que votre présence physique n’est pas un signe que vous êtes dispo. La journée vous etes un product owner en mode télétravail.

Ce dernier conseil est parfois dur à tenir et à faire passer mais cela vous évitera de mélanger la vie perso et la vie pro.

N’incluez pas d’activités perso en plein milieu de votre journée de travail sous prétexte que vous travaillez chez vous.
Si vous faites cette erreur, vous risquez de travailler tard le soir car vous devrez rattraper le temps de pause que vous avez fait dans l’après midi avec vos enfants ou votre partenaire (croyez-moi, cela peut vite devenir l’enfer).

La vraie difficulté du télétravail est qu’il n’il y a pas de cadre comparé au bureau.

Les distractions sont beaucoup plus fortes chez soi.

Pour bien tenir, vous devez vous imposer des règles plus strictes et plus fortes que celle du bureau.

Mes conseils :

Notez vos objectifs de la semaine et surtout vos horaires sur un papier. Mettez les en évidence sur votre bureau.
Prenez 2 min et Faites le maintenant.
Partagez ces conseils à votre équipe et recommandez leur de faire pareil.

Le problème de la pause déjeuner

Je préviens, c’est le passage WTF de cet article, pourtant il est très important.

A part pour ceux qui ont déjà l’habitude d’emporter leur déjeuner au bureau qu’ils ont cuisiné la veille chez eux (c’est à dire à peine 5% d’entre nous), j’ai remarqué un vrai problème quand on travaille à la maison.

On se met à cuisiner plutôt que d’acheter sa nourriture à l’extérieur, puis après mangé on fait la vaisselle.
On grignote car on a la flemme de cuisiner et on fait des allers retours bureau / cuisine toutes les heures.

Dans les 2 cas, ce temps de pause devient anxiogène.

Dans le premier cas, la pause déjeuner devient vite une corvée à la place d’une détente. On perd du temps, on se perd dans des tâches ménagères et on reprend le boulot crevé et déconcentré.

Dans le deuxième cas, ne pas manger quelque chose de sain à l’heure habituelle va vous déséquilibrer et vous allez vous retrouver avec des paquets de chips ou des cookies plein votre bureau.

Ce paragraphe semble très éloigné du thème de ce blog mais j’apporte une attention toute particulière à la nourriture dans notre quotidien.

Mal manger ou ne pas se détendre pendant la pause déjeuner peut avoir des conséquences catastrophiques sur la qualité de votre travail. Cela casse votre dynamique.

Comme pour le 1er conseil, imposez vous des règles HYPER strictes.

S’il le faut, écrivez votre menu de la semaine en avance sur un papier.

Cela à l’air ridicule mais ne vous levez pas de votre bureau la faim au ventre sans savoir ce que vous allez manger.

Faites un planning avec tous les déjeuners à consommer dans votre sprint (si si, cela demande réflexion mais prenez là maintenant, pas à la dernière minute).

L’environnement de télétravail idéal

Les outils

J’enfonce encore une porte ouverte, mais assurez vous d’avoir la même machine de travail à la maison qu’au bureau. C’est essentiel

Si vous êtes comme moi, j’ai le meme setup sur mon ordi maison que sur mon ordi pro.

J’ai configuré ma boite pro
J’ai ma messagerie connectée
Mon calendrier en raccourci
Mon Jira ou mon outil de gestion de projet
etc…

Dans l’idéal, emportez votre ordinateur professionnel.

A l’heure où j’écris ces lignes, je plains les organisations qui ont investi dans des postes fixes pour leurs employés.

Je ne connais pas la loi en détail mais je me demande si on peut imposer un salarié de travailler sur son équipement personnel.

Bref avant de commencer votre journée, assurez vous que tout soit bien branché et connecté.

L’espace de travail

Là, tout le monde n’est pas égaux.

Les plus mal logé vont avoir du mal à aménager un espace dédié exclusivement au travail.

D’autres ont déjà une pièce dédiée, un bureau à domicile.

Je ne suis pas décorateur d’intérieur et je ne peux pas faire de miracle.
Néanmoins, assurez vous d’avoir un espace bien à vous, isolé de toutes distractions.

Le strict minimum est d’avoir une table (débarrassée de tout objet qui ne vous sert pas à travailler) et une chaise.

Ne cédez pas à la tentation de travailler dans votre canapé ou votre lit.

Je sais que certains disent qu’ils travaillent mieux comme ça, perso je demande à voir les résultats sur le long terme.

J’en ai déjà parlé plus tôt dans ce post, mais s’habiller comme si vous alliez au travail et mettre des chaussures aident à se sentir plus concentré.

Je ne sais pas s’il y a une théorie derrière ça ou si c’est juste dans ma tête, mais pour moi ça marche.

Le pouvoir de mettre des chaussures m’éloigne du sentiment de travailler chez moi.

Essayez, vous n’avez rien à perdre.

Qu’est ce qui est le plus ridicule, travailler en pantoufle ou en chaussure ?

Un papier et un crayon :

Encore un conseil de grand mère qui fonctionne pour moi.

Quand je n’arrive plus à me concentrer ou à rassembler mes idées, je fais une pause écran et je note mes idées sur un bloc note.

Je ne sais pas l’expliquer mais cette astuce m’aide souvent à reprendre le fil de ma pensée et structurer mes tâches.

Les subterfuges pour faire comme si vous étiez au bureau

Réglez le problème de l’audio

J’en parle dans ce post, la journée type d’un product owner (télétravail ou pas) est rythmé par de nombreuses cérémonies.

A ce niveau là, ne changez rien c’est très bien, cela cadre votre emploi du temps et impulse de la dynamique dans votre travail en isolation.

Le vrai problème est qu’il est plus dur de tenir des cérémonies scrum à plusieurs en télétravail pour 2 raisons principales.

La qualité audio des outils de visioconférence est souvent médiocre et vous décrochez beaucoup plus vite qu’en face à face.
Non seulement vous n’attendez pas bien mais votre son est également pourri et vous avez du mal à vous faire comprendre.

Rien n’est plus frustrant que de ne pas pouvoir se faire comprendre et d’essayer de se reconnecter 10 fois pour essayer d’améliorer la communication.

Comme je l’évoque également dans ce post, n’hésitez pas à prendre votre téléphone et appeler directement vos collègues.

Primo le téléphone est plus engageant car vous le tenez dans le creux de votre main.
Deuxio, le son est souvent meilleur que le microphone de votre ordinateur.

La solution ultime :

Investissez dans un microphone USB.
Oui je sais ça parait un peu beaucoup mais n’oubliez pas que contrairement au métier de développeurs ou de designers, le rôle d’un product owner est essentiellement de communiquer encore plus en mode télétravail.

Si la situation actuelle perdure des semaines voir plus, un déficit de communication peut être brutal dans la répercussion de votre agenda.

Au final les quelques euros dépensés sont bien moins importants que l’enfer de ne pas pouvoir communiquer proprement avec ses collaborateurs.

En laissant glisser la communication, vous risquez de laisser glisser toute la dynamique mise en place avec vos collaborateurs depuis des mois / années.

Normalement dans le meilleur des mondes, chaque entreprise devrait déjà avoir équipée certains membres de leurs équipes avec un matériel audio.

La réalité c’est que même dans les salles de réunions au bureau, on en est encore à brancher son ordinateur portable sur la télévision et à galérer pour se faire comprendre.

Comme la nourriture, je fais aussi une fixation sur la qualité de l’audio mais pour moi c’est un facteur essentiel dans la vie d’un product owner, surtout en mode télétravail.

Je suis convaincu que le matériel audio va devenir la prochaine norme des équipements de bureau car les problèmes s’accumulent partout.

Ne pas avoir de bon matériel audio en 2020, c’est comme ne pas avoir de smartphone en 2012.

Avec un son au dessus du lot, vous sortirez également du lot auprès de vos collaborateurs. Investissez également dans votre réputation.

Mettez en place de nouvelles pratiques

Enfin, ce qui ce qui va vous manquer par rapport au bureau, ce sont tous les moments informels entre collègues.

Jusqu’ici vous n’avez jamais peut être fait attention mais ces moments sont essentiels à la dynamique de votre travail quotidien.

Les moments à la machine à café, les discussions de couloirs, les workshops à 2 ou à plusieurs non planifiés sont les éléments fondateurs de votre dynamique de travail.

Ce sont ces moments qui vous insèrent dans la vie professionnelle, qui vous re-boostent lors d’un coup de mou ou qui vous rapprochent de vos collaborateurs.

Tout seul chez soi, ce ne sont pas les réunions ou cérémonies planifiées qui vont combler ces manques.

Au contraire, entre chaque appel, vous retournerez dans vos pensées et la coupure entre vous et vos collègues va grandir de jour en jour (c’est pareil pour eux).

Le risque est de ne plus avoir l’impression de travailler en équipe.

Pour conclure sur cet article pas comme les autres, voici 2 idées “out of the box” que je vous conseille d’adapter.

Le coffee break

Tel le daily, mettez en place un coffee break en ligne que vous planifiez quotidiennement à la même heure.

L’idée de se coffee break est de faire une (fausse) réunion à quelques uns pendant 10 minutes où vous ne parlez pas de travail.

Je sais, ça parait complètement à l’ouest mais organisez le sur l’agenda de vos collaborateurs les plus proches.

Cela paraît forcément bizarre car contrairement à vos amis, vous n’avez pas l’habitude de d’appeler vos collègues pour parler d’autre choses que de boulot.
Pourtant dans la réalité c’est ce que vous faites tous les jours autour de la machine à café de façon informelle.

C’est le contexte du bureau qui veut ça.
Maintenant que vous êtes en télétravail, essayez de garder ce rituel le plus naturellement possible.

Invitez un ou plusieurs collègues à aller chercher un café, un thé ou peu importe dans leur cuisine.

Indiquez un message décalé pour décrire le sujet de la réunion dans le calendrier.

Telle une réunion autour de la machine à café, parlez de la pluie et du beau temps. Vous allez voir, ça risque d’etre un peu bizarre les 2 premières minutes mais très vite tout le monde va se libérer.

Ce moment permet à chacun de partager son quotidien. Les chances sont grandes que vous parliez :

De la situation sanitaire actuelle
La travail à la maison
De votre week-end
Etc…

Peu importe en fait. L’idée est de retrouver ces collègues pour autre chose que du boulot et cela permet de ressouder les liens à distance.

Essayez, prenez l’initiative. Il y a peu de chance que ça fasse un bide.

Au contraire vous verrez, certains de vos collaborateurs risquent de vous copier et organiseront d’autre coffee break avec d’autres collègues.

Open space en ligne

Enfin, pour continuer dans l’idée de garder la dynamique du bureau, je vous conseille de mettre en place un open space en ligne.

C’est quoi un open space en ligne ?

C’est très simple, je me connecte sur un chaîne de visioconférence (pas besoin de mettre la caméra) et n’importe qui peut venir me rejoindre.

Cet espace n’est pas une réunion, c’est juste un moyen de travailler ensemble comme vous pourriez le faire assis cote à cote dans un bureau.

N’importe qui est libre de vous rejoindre (enfin seulement ceux à qui vous avez indiqué votre channel).

En général ce que je fais c’est que je laisse mon microphone allumé pendant que je travaille et mes collègues travaillent également de leur côté le micro allumé.

Quand l’un de nous à une question ou un truc à dire, il suffit juste de le dire et tout le monde peut répondre.

Cet espace recréé l’ambiance du bureau et vous pouvez le joindre ou le quitter quand vous voulez.

J’ai commencé à implémenter ça le jour où je me suis perdu sur Twitch (pour ceux qui ne connaissent pas cliquer sur le lien).

Au départ j’ai pensé que seul un type assez barré comme moi pouvait adhérer à ce genre de pratique et au final beaucoup de mes collègues ont aussi adoré.

Il y a un côté beaucoup plus motivant à travailler en écoutant le son de clavier de ses collègues autour de soi (même à distance).

On se sent beaucoup moins isolé.

Courage !

Comme je vous l’avais dit, je n’avais pas prévu d’écrire sur ce sujet.

Les anecdotes ou conseils partagés ne s’appliquent pas uniquement pour les product owner qui vont devoir faire du télétravail forcé.

Néanmoins dans ce contexte difficile, je tenais à partager mes quelques astuces à tous ceux qui lisent ce blog.

Communiquer, dialoguer, parler, échanger, interagir sont des traits essentiels d’un product owner.

A cause du télétravail, ces traits vont être mis à mal pendant les prochaines semaines et je tenais à vous souhaiter à tous un bon courage pour tenir le cap.

A bientôt,