La journée type d’un product owner

A quoi ressemble la journée type d’un product owner ?

Quand des gens s’interrogent sur le rôle de P.O, beaucoup me demande en quoi consiste son quotidien.

Pas facile de répondre à cela. A ma connaissance, comparé aux autres jobs de bureaux, le P.O à très peu de routine.
Il est donc difficile de dégager une tendance.

Afin de donner quelques éléments de réponses, je vous partage des généralités sur la journée type d’un product owner.

Pour info, cet article est plutôt réservé aux aspirants P.O ou toutes autres personnes qui ne sont pas experts.

Pour les articles plus techniques et de niveau plus avancés, je vous conseille de lire ceci ou cela par exemple.

Néanmoins, amis experts, si vous souhaitez connaître mes petites habitudes et me partagez les votre, je vous invite également à lire ce post et le commenter.

Phase 1 de la journée type d’un product owner : La prise d’information

Le début de matinée 

Peu importe à l’heure à laquelle vous commencez votre journée, votre premier réflexe comme beaucoup de gens va d’être d’ouvrir votre boite mail.
Que ce soit avant d’arriver au bureau (dans les transports ou chez vous) ou lorsque vous arrivez au bureau, il est fort probable que vous allez checker:

• Vos e-mails (lecture rapide, tri…)
• Votre calendrier du jour pour avoir une vue d’ensemble de vos réunions importantes
• Votre slack ou votre messagerie instantanée.

Après ces points de repères vérifiés, la seconde étape TRÈS IMPORTANTE est la pause café pour démarrer la journée. On socialise avec ses collègues.

Je ne plaisante pas. Que vous soyez café, thé ou verre d’eau… peu importe. Cette cérémonie informelle est souvent le moment où votre esprit switche de la sphère personnelle à la sphère travail.

Je ne sais pas vous, mais quand quelque chose d’important à lieu dans l’entreprise, la pause café est l’endroit où je capte l’information en premier.

Une fois revenu à votre poste, c’est souvent l’heure du daily.
Personnellement, je n’aime pas commencer mon daily sans avoir pris connaissance  d’informations plus techniques .

Par exemple :

• J’ouvre mon outil de gestion de projet agile. Je regarde l’état du sprint et les commentaires sur les user stories.

J’aime bien aussi faire un point sur les données analytiques. 

Selon le produit et la plateforme sur lesquels vous travaillez cela peut être :

• La courbe du trafic internet
• La courbe de conversion clients / paniers
• Nombre de nouveaux téléchargements de votre appli mobile sur l’AppStore ou Google Play
• La courbe de rétention ou cohorte d’engagement utilisateurs
• Les nouveaux commentaires clients dans le backlog du customer support 
• Suivi des tests A/B en cours…

Bref, tout dépend des KPIs que vous suivez. 

Afin de mémoriser le plus important, je prend des notes sur un bloc note. Cela me permets de traiter ces points plus tard dans la journée.

Une fois que j’ai digéré toutes ces infos, il est souvent l’heure du daily.

Je ne vais pas détailler ce qu’est un daily.
Sachez juste qu’il s’agit d’une courte cérémonie entre collègues.
Le but est que chacun puisse partager son travail en cours.
Cela permet de connaitre les difficultés éventuelles auxquelles chacun fait face.

Pour plus de détails, j’en parle dans cet article. 

Une fois le Daily terminé, la première phase de la journée est achevée. J’ai normalement assez d’informations pour commencer la journée.

2eme partie de la matinée : 

A moins d’une urgence qui m’oblige à changer mon planning, la 2eme partie de la matinée se poursuit encore par de la prise d’information.

Comme ici, je ne parle que de la journée type d’un product owner, faisons comme si il n’y avait pas d’urgence.

A la différence de la première partie qui était consacrée à de la prise d’info sur de l’opérationnel, cette seconde partie va être consacrée à de la prise d’information sur du stratégique.

Le métier de product owner est constamment tiraillé entre le quotidien et le futur.

Pour cela, après le point sur le quotidien avec votre sphère la plus proche (votre équipe), le reste de votre matinée est généralement consacrée à un point avec d’autres décideurs (Marketing, commercial…).

Cela est souvent représenté sous la forme de réunions où vous discutez stratégie, rapport et études clients, objectifs commerciaux etc…

Ces informations sont vitales pour alimenter votre vision produit. Cela vous assure que les fonctionnalités de demain sont en adéquation avec les objectifs de la société.

Comme j’en parle dans le post sur le sprint planning, une grande partie du job est de penser à demain.

Ma façon de gérer ma matinée :

Si mon agenda n’est pas trop booké, je consacre le reste de ma matinée à du travail en équipe.

Cela peut se matérialiser sous la forme de workshop, de validation de prototype avec le UX designer, d’un brainstorming sur une fonctionnalité produit…

Cela dépend des personnes, mais en général on a plus d’énergie le matin et les idées plus claires.

Ce genre de travail en équipe demande beaucoup d’énergie.
Ainsi, je préfère le faire avant que mon cerveau et mon corps ne s’épuisent.

Quand un collègue organise une réunion brainstorming à 17h, je décline poliment l’invitation.
Ce n’est pas le bon moment pour avoir les idées claires. 

Phase 2 de la journée type d’un product owner: Suivi de projets

Après la pause déjeuner, peu importe ce que vous avez avalé, votre cerveau tourne souvent au ralenti. Pour être clair, on a le symptôme du coup de pompe.

Lors de cette phase de digestion, je m’assure toujours de ne pas avoir de meetings dans mon agenda.

Le moment d’isolement

C’est un peu radical mais en général, j’organise un meeting avec moi même que je nomme “Planning produit”.

Je place ce meeting dans mon agenda tous les jours à la même heure.
Cela me garantit que personne ne puisse organiser une discussion pendant ce moment de la journée.

En faisant cela, je rends service à tout le monde.

Un meeting pendant cette phase risque d’aboutir à un meeting raté ou le taux de concentration des participants sera faible.

Ce temps seul, me permet de me concentrer uniquement sur mon travail personnel :

• Priorisation du backlog
• Ecriture des users stories
• Planning produit
• Suppression de fonctionnalités
• Travail de présentation sur powerpoint 
• Email importants
• Etc…

100% de valeur

Je ne sais pas pour vous, mais en tant que product owner, ma journée type est constituée d’ interruptions en continu.

Il m’est presque impossible de me poser plus de 30 minutes à mon bureau devant mon ordinateur sans que quelqu’un ne vienne m’interrompre pour me demander quelque chose.

Peu importe la raison, cela fait partie du job.
En tant que P.O nous sommes au centre de l’activité produit et c’est normal d’être sollicité en continu.  A la limite, le contraire est inquiétant.

Néanmoins, notre job est aussi de délivrer du contenu.
Si vous vous laissez aspirer par la dynamique de l’open space, votre productivité va chuter en flèche.
En conséquence, vous devrez rester tard le soir pour finir tout ce que vous avez à faire.

Je connais certaines personnes workaholics que ça ne dérangent pas. Seulement voilà, sur le moyen – long terme, vous allez tout droit au burn-out.

Pour remédier à ces interruptions, quand je booke un meeting avec moi-même dans mon agenda, je fais en sorte également de booker une salle de réunion.

De cette façon, je peux etre dans ma bulle et me consacrer pleinement à mon travail de production.

Pas d’interruption, pas de bruits autour… Pendant 1h30, je délivre plus de valeur que pendant tout le reste de la journée.

Choisissez le bon moment :

Pour ma part. je choisis le début d’après midi pour me réserver ce temps seul car c’est ce qui fonctionne le mieux pour moi.

Avant ça, je n’ai pas assez de contexte et d’informations pour écrire des user stories ou des rapports.
En effet, je base souvent mon travail sur les notes que j’ai prise pendant les réunions du matin.
Si je fais ça plus tard, je m’expose à être moins concentré.
Au fur et à mesure de la journée, mon cerveau fatigue.

Peu importe le moment, il n’y a pas de règles ou d’heure, c’est juste ma méthode.  
A la fin ce qui compte c’est de pouvoir délivrer ce qu’il y a faire.

Et vous les product owners qui lisez ce post.
A quelle moment de la journée vous concentrez-vous sur vos tâches de valeur ?  Je serai curieux de lire vos méthodes.

Quelle est la bonne durée pour rester focus ?

Encore une fois il n’y a pas de règle.
Je booke toujours 1h30 car par expérience j’ai remarqué qu’avec 1 heure, je suis un peu short pour finir toutes les tâches de la journée.

Au delà, c’est dur de rester concentrer à 100%.

Fin d’après midi : prise de décision

La journée fut longue pourtant elle est encore loin d’être terminée.
A ce moment quand je sors d’une intense séance de concentration, je viens reprendre le pouls de mon équipe.

• Est ce que les tâches annoncées ce matin se passent comme prévu ?

Ce petit débrief est plus ou moins important selon le jour où l’on se trouve dans le sprint.

Quand on se trouve à 2 ou 3 jour de la fin du sprint, chaque heure de travail accompli compte.

Il faut évaluer en permanence ce qui peut être livré aux utilisateurs et ce qui va devoir être mis de côté.

Ces informations me servent également à :

• Anticiper le planning de mon prochain sprint
• Reprioriser les tâches restantes dans le sprint.

Si tout va bien, et que je n’ai pas une autre réunion (ce qui est hautement improbable), je m’occupe de regarder une nouvelles fois les KPIs.
En particulier je regarde si des bugs ou des commentaires clients n’ont pas émergés.

J’aime passer du temps avec l’équipe service clientèle. 

Évidemment, tout dépend de la boîte dans laquelle vous travaillez.
Dans mon cas cette équipe gère les appels et les emails clients qui nous contactent.

En général, il y a 2 types d’appels qui impactent l’équipe produit et que je regarde à la loupe :

• Demande d’aide pour utiliser le produit
• Demande de remboursement

Dans les 2 cas, cela m’aide à comprendre où les utilisateurs sont bloqués et planifier une solution.

Parfois un seul de ces appels me permet d’être averti en avance d’un bug important qui a échappé à notre équipe de test.

Ne partez pas dans le doute : 

L’idée est que je ne quitte pas le bureau avant d’être assuré que rien ne m’échappe au niveau fonctionnel.

A cette heure, je ne m’occupe plus de la stratégie, je suis à fond dans l’opérationnel et le présent.

Dans mon cas particulier, la moitié des utilisateurs pour la société pour laquelle je travaille est basé en Amérique du nord.
Vivant et opérant en Europe, si un bug ou quelque chose m’échappe, cela peut avoir un gros impact.
En effet, si je quitte le bureau sans m’occuper d’un bug important, des millions d’utilisateurs vont devoir faire face à ce problème pendant que toute l’équipe dormira.

Tout le monde n’est pas dans ce cas, cela dépend de la société dans laquelle le product owner travaille. Le produit, le marché, la zone géographique… les possibilités sont infinies.

Quoiqu’il en soit, plus le product owner travaille sur un produit qui à une grosse base d’utilisateurs, plus les problèmes sont nombreux.
Ils peuvent intervenir à tout moment.

C’est pourquoi, la prise d’information doit être quasi constante. En général les news du matin sont déjà périmées l’après midi.

La difficulté est de gérer des imprévus en fin de journée.
A ce moment, vous savez que vous n’avez pas la journée devant vous pour régler les problèmes.

Quand ceux ci interviennent 10 minutes avant que vous ne rentriez chez vous, vous devez prendre des décisions rapides et fortes.
Il est difficile de faire ce genre de choix et de rentrer chez soi.
On imagine parfois que l’on a fait une erreur et cela peut gâcher notre soirée ou notre nuit.

S’il vous arrive d’être dans ce cas, sachez que vous n’êtes pas une machine.

Le job est un marathon, il faut survivre sur le long terme.  Pour cela il est important de se protéger du doute.  

Vous faites et vous ferez encore des erreurs.
L’important est de faire de votre mieux et de trouver un équilibre vie privée et vie professionnelle.

Cet équilibre vous permet de prendre des décisions rationnelles et saines.

La journée type du product owner existe t-elle ?

Je ne suis pas sûr d’avoir répondu à la question. La journée type que j’ai décris me correspond plus ou moins.
Bien souvent, il suffit d’une seule chose dans mon agenda (prévu ou non) pour que toute ma routine tombe à l’eau.

J’imagine aussi que l’environnement dans lequel évolue le product owner (Startup, PME, grand groupes..) impacte énormément sa routine.
L’environnement peut créer de vraies différences entre la journée type de l’un ou de l’autre.

In fine, ce qui rattache les quotidiens des product owners ensemble sont les méthodologies agiles, les cérémonies et les outils qu’ils utilisent pour mener à bien leurs missions.

Ce qui se passe dans la journée type de chacun n’est pas si important.

Si vous êtes novices, retenez que le quotidien d’un product owner est d’être en mouvement continu dans l’organisation.
Il doit naviguer constamment entre différents collaborateurs et décideurs pour aller chercher de l’information, la repartager et en sortir quelque chose qui impacte le produit.

En fonction de la structure organisationnelle et la culture d’entreprise, le planning d’un product owner peut varier grandement.

Pour ma part, si j’avais une définition personnelle d’une journée type d’un product owner, je dirais :

Un espace de chaos et d’incertitude dans lequel son rôle est de faire émerger une direction claire et précise.