Les vérités du Daily Stand up

Véritable cérémonie star et incarnation de la méthode agile, le daily stand up est devenu le réflexe de toutes les entreprises tech (mêmes non agiles).

Certains le pratique sans savoir pourquoi exactement. 

“C’est parce qu’on est agile. C’est un rituel, c’est comme ça”

Certains le déteste. 

“C’est du flicage pour savoir si on bosse et si on arrive à l’heure”

“C’est inutile et ennuyeux”

Certains ne peuvent pas s’en passer

“Et les gars vous venez ? C’est l’heure du daily, il faut pas le manquer”

Et vous Product owner ?  Saviez-vous que d’après le guide scrum, le PO n’est pas invité au daily Stand up ?  (si si…)

Dans ce post, je pose les questions qui font mal :

• Pourquoi le daily stand up ?
• Quelles sont ses dérives ?
• Est-ce que le PO doit y participer ?
• Quels sont les vrais enjeux d’un daily stand up ?

Pourquoi le daily stand up ?

Quelque soit le rapport que vous avez avec le daily stand up, la vraie question est de connaître son utilité.

On pourrait le résumer ainsi

Dit comme ça, son utilité est indiscutable.

En se réunissant quotidiennement, on s’assure :

• De partager des news importantes
• D’être tenu au courant des blocages ou des retards
• D’apporter des solutions en cours de dév.

En bref, le daily stand up est l’instrument parfait de l’agilité.

À l’inverse d’un projet en Waterfall ou tout est figé et cadré d’avance, en mode agile les itérations et les changements de dernières minutes sont encouragés pour le bien d’un projet.

En ce sens le daily stand up permet de prendre le poul et d’ajuster le plan du sprint en temps réel si nécessaire.

LES DÉRIVES D’UN DAILY STAND UP

Comme j’en parlais en introduction, certains d’entres nous n’apprécient pas le daily stand up.

Certes, il y a toujours les grincheux ou les personnes qui ne sont pas du matin mais malgré tout il faut avouer qu’il y a parfois des bonnes raisons de s’en plaindre.

Voici 3 raisons principales qui peuvent entraîner ce genre de ressenti. 

1. Le format et les types de participants : 

Dans un daily stand up, il est de coutume que chacun des participants répondent à ces 3 questions.

– Qu’ai-je fait hier ?

– Que vais-je faire aujourd’hui ?

– Ai-je des difficultés qui m’empêchent d’avancer ?

Ces questions permettent de poser un cadre, seulement voilà, elles sont un peu trop génériques et entraînent parfois des réponses qui ne servent à rien.

Voici mon top 3 des réponses qui ne servent à rien :

La redif : 

Quand on a des tâches qui nécessitent plusieurs jours de travail, on peut répéter la même chose jour après jour.

Quand un type répète la même chose depuis 3 jours de suite parce que le format le lui oblige, on a tendance à ne plus écouter et regarder nos pieds en attendant notre tour.

Disons le carrément, c’est chiant et on n’apprend rien.

Le tweet : 

L’autre dérive de ce format un peu générique c’est de tomber sur une personne qui va décrire toutes ses tâches de sa journée une par une, heure par heure même les plus insignifiantes pour faire genre qu’elle est occupée.

– Alors hier matin, j’ai fait la mise à jour de mon mac

– A 10h, après le daily, j’ai envoyé un mail à Jean Jacques

– A 11H j’ai eu une réunion avec Marie Ginette

– A 12h, je suis sorti acheter un sandwich poulet mayo

…

Pareil, on s’en fout !

Le récit : 

Enfin, le classique, on a tous un dév autour de nous qui à chaque fois qu’il décrit une tâche ou une résolution d’un bug, part très loin dans les détails.

Alors pour résoudre ce bug, j’ai modifié l’environnement de recette, puis j’ai ouvert le projet XXX ensuite j’ai ouvert une fenêtre privée de mon navigateur puis j’ai….

Stopppp !!!  Dis juste que t’as résolu le bug ça suffit !

2. Le temps

L’autre dérive du daily stand up est bien souvent sa durée.

En principe, il ne doit pas durer plus de 15 minutes.

Seulement parfois, à cause de récits inutiles, le daily déborde et devient trop long.

L’autre cause qui arrive souvent est qu’un participant débarque avec un sujet sur la table qui doit être débattu.

Plutôt que de le résoudre en OFF, les protagonistes de la discussion prennent en otage le reste de l’équipe et rentre dans un brainstorming improvisé.

Non seulement ce n’est pas le lieu mais le pire c’est que le problème n’est jamais réglé pendant le daily.
Ça se fini par un “On en parle à 2 après le daily”.

M’ouais….  si vous avez un sujet qui mérite une grosse réflexion, dites juste :

“J’ai un problème concernant XXXX.  C’est important et j’aimerais en discuter avec ….  après le daily”

Pensez y avant d’ouvrir le débat. Evitez de faire perdre 10 minutes à tout le monde.

3. L’animation

Enfin la dernière grosse dérive (et certainement la plus importante) d’un daily stand up est sa mauvaise animation.

Peu importe qui l’anime (le scrum master en théorie si vous en avez un), l’animateur à un rôle ultra important.

C’est lui qui doit imposer le tempo et la dynamique du daily stand up.

Voici quelques exemples de mauvaise animation qui peuvent conduire un daily stand up au désastre :

Le pointeur : 

Ça c’est la personne qui pensent en terme de tâches uniquement. En général, il n’écoute pas les gens, tout ce qui l’intéresse c’est de pusher les taches sur le board. 

• Pourquoi cette tâche n’est pas commencée ?
• Cette tâche est terminée ou pas ? C’était marqué 2 points seulement.

Avec ce genre d’animation, les participants se sentent fliquer et l’espace de partage se transforme en espace de reporting.

Le mou : 

Celui là, c’est la personne qui n’intervient pas pour interrompre les discussions ou débats qui doivent être mis de coté.

Il ne fait pas attention à la durée du daily. Il est là mais on ne sait pas à quoi il sert à part pour appeler les noms des participants à qui c’est le tour de parler,  et de dire OK à la fin.

• John c’est à toi. OK, merci
• Gaëlle c’est à toi. OK merci
• ….
• OK, bonne journée, à demain.

Le Zemmour

C’est l’inverse du mou. Il rebondit à tous les sujets, interrompt les participants pendant qu’ils parlent.

On a l’impression qu’il est plus intéressé par les questions qu’ils posent que par les réponses de ses collègues.

C’est la personne qui aime s’écouter parler et qui rend le daily interminable. 

Le PO doit-il participer au daily stand up ?

Cette question je l’avoue je ne me l’étais jamais posé avant de lire le guide scrum et j’avoue avoir été choqué.

Pendant des années, j’ai participé à des daily sans me poser la question si j’étais légitime ou pas.

Pourtant c’est marqué noir sur blanc, le PO n’est pas invité au daily stand up.
Pire, il n’est pas le bienvenu.

Si c’est la loi Scrum qui le dit, on va quand même pas transgresser l’autorité suprême,  hein ?!

Bon allez, n’en déplaise aux ayatollah du Scrum, vous commencez à me connaître, je vais pas me gêner.
Je vous donne mon avis sur ce sujet.

Le raisonnement par l’absurde : 

Dis comme ça, ne pas participer au daily, à première vue ça m’arrange.

En tant que product owner, j’ai déjà assez de réunions comme ça.  Une de moins, même petite, ça fait du temps de gagner sur son agenda.

Oui mais… pour le coup, s’il y a un bien une réunion où il est important de participer c’est bien celle là.

C’est dans le daily où l’on aborde les blocages et les priorités, parfois ces blocages concernent des incompréhensions des user stories.

• Comment on fait pour éclaircir ces blocages et recentrer une priorité sans la personne qui à écrit les US ?
• On organise une autre réunion juste pour ça ?
• Et si le PO n’est pas dispo le reste de la matinée, on reste bloqué la moitié de la journée.

Moi je veux bien mais bon avouez que niveau productivité c’est complètement absurde.

La guerre des clans : 

Certains avocats du scrum veulent bien, dans leur grande bonté, accepter que les PO participent au daily stand up avec les dévs.

Seulement, ils stipulent que dans ce cas, le PO n’a pas le droit de parole et doit juste être là en qualité d’observateur.

En gros, le PO doit avoir le rôle de plante verte.

La raison invoquée est que si le PO participe, alors la réunion va se transformer en espace de reporting et de flicage.

Si les gens pensent ça d’un PO, c’est que le PO fait mal son boulot. Nous ne sommes pas des flics, juste des professionnels avec une expertise à partager.

J’avoue ne pas trop savoir quoi répondre à ce genre de consultants Scrum, coach agiles qui évangélisent ce genre de trucs.

Y’a comme des coups de boules qui se perdent.

Pour ma part, je ne me vois pas dire NON à quelqu’un de mon équipe qui souhaiterait participer à une de mes réunions. 

Non seulement cela montre un grande étroitesse d’esprit (pour rester poli) mais surtout, quand je lis ou j’entends ça, je capte direct la personne qui passe son temps à théoriser ou coacher sans jamais avoir de rôle opérationnel.

N’importe qui à le droit de participer : 

Je vais aller encore plus loin. Non seulement je pense que le PO est indispensable dans le daily mais je pense qu’il faut parfois même faire intervenir d’autres experts :

• UX designer
• Product analyst
• …

Oui je sais c’est non conventionnel mais ça a le mérite de fonctionner.

Encore une fois, l’objectif du daily est de se synchroniser entre chaque membre de l’équipe pour s’assurer que le déroulement du sprint avance sur les bon rails.

Selon les sprints, il y a parfois des expertises extérieures qui ont un impact sur le dev.

Faire intervenir de temps à autres des experts qui peuvent répondre aux questions et débloquer des situations assure un gain de temps énormes aux développeurs.

Dernière chose, ce n’est pas parce que tout le monde à le droit de participer aux daily stand up que tout le monde doit y participer tous les jours.
S’il n’y a pas de valeur à intervenir, ça ne sert à rien de faire preuve de présentéisme exacerbé.

Tout est une histoire de bon sens. 

VERITABLE ENJEU DU DAILY STAND UP

Au final, c’est quoi un daily stand up réussi ?

J’ai envie de dire que si vous vous posez la question, c’est que les vôtres sont ratés.

Pour faire court, voici les ingrédients qui font qu’un daily est réussi.

• Vous appris quelque chose
• Vous savez où vous allez et où va votre équipe.
• Vos questions ou doutes ont été résolus
• Vous vous sentez énergisé pour le reste de la journée.

Comment faire pour le réussir ?

Si vous avez constaté des dérives abordés dans cet article dans vos daily, il serait peut être temps d’en parler avec votre scrum master ou votre animateur.

Par exemple, si vos daily sont trop longs

• Convenez d’une règle où chaque participant doit partager 3 points maximum. Cela évite les récits ou les tweets.   

Ça risque d’être dur pour certains mais énoncer les 3 points les plus importants c’est déjà bien assez. 

Soyons clair, une personne qui à 10 points à partager est quelqu’un qui n’a pas le sens des priorités.

Cette règle demande de réfléchir avant de parler et évite de déborder sur des sujets inutiles.

• Si à l’inverse certaines personnes n’ont rien de plus à dire que par rapport à la veille, encouragez les à le dire clairement plutôt que de leur faire répéter la même chose encore et encore

• Plutôt que de toujours parler à tour de rôle, invitez l’animateur à démarrer parfois la session en posant des questions à l’audience

Quelqu’un à t’il une urgence ou un blocage en particulier aujourd’hui qui affecte le sprint ?

Ce genre de question permet de faire participer tout le monde et recentre le débat sur le plus important.

CONCLUSION

Il n’y a pas de recette miracle pour animer un bon daily stand up.

En général, l’état du daily reflète l’état général de santé d’une équipe.

Des gens qui aiment travailler ensemble et s’apprécient font de meilleurs daily.

Si vos daily sont stressant ou ennuyeux, dites vous que même si vous n’avez pas le pouvoir de les changer, vous avez la possibilité de les rendre meilleur.

Et pour finir, même si le reste de l’audience est morose, essayez de garder le sourire ou d’être enjoué.

La bonne humeur est contagieuse, il suffit parfois d’une seule personne pour insuffler la dynamique d’un groupe.

C’est une règle de savoir vivre basique mais qui fonctionne terriblement bien.