Comment collaborer entre product owners

Dans ce blog, je parle souvent des interactions entre les product owners et les autres métiers, mais je me suis rendu compte que je n’ai jamais abordé la relations entre POs.

Je vais rattraper cette erreur et vous évoquer les différentes relations en product owners dans une entreprise.

• Quelles sont les différents types de relations existantes ?
• Comment s’organiser entre product owners ?
• Les limites 

Les différents types de relations entre product owners 

Relations entre Product owners Junior et Senior

C’est une relation qui doit être basée sur le partage de connaissance.

Devenir PO n’est pas facile.

Quand un PO débute et à la chance de collaborer avec des product owners plus séniors, il ne doit pas hésiter à poser mille questions et s’inspirer du travail de ses collègues.

Rédaction des US, préparation d’un sprint, backlog grooming etc..   tous ces sujets et bien d’autres doivent être abordés avec un sénior pour comprendre les bonnes pratiques.

Le sénior quant à lui doit absolument donner un peu de son temps pour accompagner le junior.

Rien n’est plus noble que le partage de connaissance.

Par ailleurs, en formant un PO junior, le PO senior s’assure un backup en cas de rush ou de période de travail dense.

PO sénior : Donnez l’exemple. Évangélisez. Devenez des mentors.

Relations entre product owners nouveaux et anciens

Cette relation est parfois un peu tendue.

En fonction des égos et du background de chacun, il peut parfois avoir une rivalité qui s’installe.

Cela peut être dû au petit nouveau qui a les dents longues et qui veut tout prouver tout de suite.

Ou bien, cela peut être due, aux product owners en place qui cherchent à imposer leurs autorités à travers leurs connaissances accrue du produit et leurs affinités avec l’équipe.

Ce n’est pas toujours facile d’accueillir un nouveau collègue. Surtout quand celui-ci ou celle-ci jouit d’une grosse expérience ou d’un track record impressionnant.

Que vous soyez nouveau dans une équipe ou qu’un nouveau PO vient de rejoindre la vôtre, faites preuve de savoir vivre.

Il est normal de se comparer mais in fine, vous êtes une équipe : L’équipe produit.

En tant que product owner, on subit déjà assez de pressions externes, ne déclenchez pas des tensions en interne également.

Collaborez sur une base de concurrence saine et apprenez les uns des autres.
Il y a forcément des choses que vous pouvez apprendre de l’autre et des choses que vous pouvez partager.

Soyez alliés.

Relations entre différents niveaux d’expertises

Cette relation est souvent la plus idéale et dépend bien évidemment du modèle d’organisation de votre entreprise.

Dans toute organisation tech, il y a plusieurs technologies (front, back-end, web, mobile…) à maîtriser ou plusieurs objectifs (acquisition, conversion…) à accomplir.

Un bon recrutement doit identifier les forces et faiblesses des products owners déjà en poste et doit savoir recruter les forces manquantes.

Le recrutement de product owners avec des nouvelles expertises, vient soulager les PO en poste des tâches inconfortables et leur permet de se concentrer sur ce qu’ils savent faire de mieux.

Dans ce genre d’équipe, chacun à son expertise et quand un nouveau projet tombe, la répartition des tâches se fait naturellement. 
Pas besoin de se battre pour la même mission.

En parlant boulot, on se disait tout le temps :

“Mais comment tu fais ça ? Je ne saurais pas le faire ?

Quand l’équipe de product owners est bien hétérogène au niveau des compétences, tout avance plus vite et l’ambiance est au beau fixe.

Il y a très peu de concurrence.  Au contraire, chacun apprend l’un de l’autre et bénéficie de conseils promulgués par des experts 5 étoiles.

Comment s’organiser entre product owners ?

Les cérémonies entre product owners

Contrairement à l’organisation collective entre développeurs, il n’y a pas vraiment de pratique écrites dans le marbre pour l’organisation interne entre product owners.

Pas de cérémonies officielles, pas de pratiques… ou presque.

Le Framework Safe propose quelques astuces mais pas grand chose à ma connaissance (je vous avoue que je ne suis pas expert sur le sujet).

En fait, bien souvent l’organisation et l’échange entre les product owners sont souvent impulsés par le head of product ou directeur produit.

C’est lui qui cale les échanges et les points de synchro entre PO.

Voici les 2 plus populaires que je pratique régulièrement.

1. Le PO sync ou Product owners weekly

C’est un point hebdomadaire d’une heure max qui se déroule en 2 parties.

Dans la première partie, chaque PO partage brièvement son agenda et le déroulement de son sprint.

Ce point de synchro permet de capter les interdépendances entre les équipes et les sprints :

• S’assurer que plusieurs POs ne travaillent pas sur la même chose
• S’assurer de ne pas créer de conflits de fonctionnalités

Cette partie c’est un peu un stand up daily à l’échelle hebdomadaire.

Dans la 2ème partie, il s’agit plus d’une discussion libre où chacun amène sur la table quelque chose qui lui tient à coeur

• Partage de connaissance, bonne pratiques, retours d’expérience
• Demande d’aide en cas de blocage sur un sujet, avis, opinions.
• Rétrospective

Cette partie permet de resserrer les liens entre product owners et permet de se sentir moins seul dans son rôle.

2. Le product strategic meeting

Selon les boîtes, cette réunion se déroule soit tous les mois ou soit 1 fois par trimestre.

C’est un point plus long (1 demi journée) où chaque PO partage sa roadmap produit sur le trimestre à venir et partage également ses résultats obtenus et ses objectifs à venir.

Ce genre de point de synchro est particulièrement apprécié dans les organisations qui pratiques la méthode OKR.

Peu importe le format ou le contenu, l’idée est de discuter sur long terme et comprendre la mission produit de chacun.

C’est un alignement stratégique.

3. Bonus : Faut il faire un daily PO ?

Un daily uniquement entre PO en plus de vos daily stand up ?.

Pourquoi pas. J’ai déjà vu ça dans certaines boîtes. 

A partir du moment où c’est plus un besoin qu’une contrainte, foncez.

Dans certains projets, il est parfois sain de faire des points quotidiens courts entre product owners.  Ça peut permettre d’avancer plus vite.

Je n’ai pas d’avis. Tout dépend du contexte.

Partage d’expertises et ressources

En plus des cérémonies, l’autre occasion d’échanger entre product owner est certainement via la mise en place de workshop.

J’en ai parlé dans la 1ère partie. Les ateliers de travail sont souvent très utiles pour le partage de connaissance entre product owners junior et senior mais également entre product owners qui ont des expertises très différentes.

Prétexte pour organiser un workshop :

• Présentation d’un produit ou d’une technologie sur lesquels un PO est expert à des product owners qui ont peu de connaissance sur le sujet
• Partage de bonne pratiques (process, techniques…)

Comme vous le savez, il n’y a pas de réelles formations pour devenir PO (il y en a mais les 99% sont basiques voire médiocres).

S’organiser des workshops entre product owners est la façon la plus rapide de progresser.

Assurer un remplacement 

Enfin, c’est le classique mais si vous travaillez avec d’autres product owners ca vous arrive au moins une fois par an : Le remplacement.

En général tous les POs ne posent pas tous leurs congés en même temps et c’est souvent à un autre PO de se charger de remplacer celui parti en vacances.

Il est de coutume que ça soit le PO le plus senior qui assure les remplacements.

Malgré tout ce PO prend lui aussi des vacances.

Dans ce cas, la chose la plus logique est que ça soit le PO avec les appétences techniques les plus proches qui remplace le PO en congé.

La difficulté d’un remplacement est qu’il faut continuer à assurer son boulot avec son équipe.
Ce qui peut représenter le double de travail. 

Voici quelques astuces pour éviter des tracas.

Si c’est à vous d’assurer un remplacement :

• Assurez-vous de préparer ce remplacement en avance (plusieurs semaines en avance si possible) en communiquant avec le PO que vous remplacez sur le détails des projets et des tâches en cours planifiés.
  Si vous faites des PO sync ou des dailys entre PO, normalement vous devez connaître déjà pas mal de choses sur le travail de votre collègue.

Si c’est vous qui partait en congé

• Ne partez pas sans avoir planifié votre sprint. Le PO qui vous remplace doit juste faire de la maintenance.
  Si possible prévoyez des tâches de débugs. Ne planifiez pas des tâches complexes ou des US sur des fonctionnalités stratégiques. 
  Ne mettez pas votre remplaçant dans une situation délicate où il devra prendre des décisions importantes à votre place.

NOTE

Enfin pour conclure sur cette partie, une semaine avant qu’un PO prenne ses congés :

Il est de coutume que le PO remplaçant participe à ses daily stand up en qualité d’observateur pour se familiariser avec les tâches en cours et les membres de son équipe.

Les limites à respecter

Restez indépendant dans la forme

Ce n’est pas parce que vous faites le même job que vous devez copier collé le travail de vos collègues (et vice versa).

Malgré un certains nombres de tâches identiques, le product owner dispose d’une très grande autonomie dans la réalisation de ses tâches.

• Style de management / style de communication
• Rédaction des US
• ….

Un bon product owner doit s’adapter à son équipe pour faciliter leur travail.

En ce sens, il écrira des US qui s’adapte à l’intellect et au style de travail des développeurs avec qui il collabore.

Il priorisera son backlog en fonction de ses objectifs et des moyens qu’il a en tête pour y parvenir.

Tant que ça fonctionne et que ça produit des résultats, c’est l’essentiel.

Naturellement ce n’est pas parce que quelque chose fonctionne pour vous que ça marchera pour les autres product owners ou les autres équipes.

N’imposez pas vos méthodes et ne copiez pas bêtement parce qu’un autre PO vous le conseille.

Conclusion

Vous connaissez l’adage. Seul on va plus vite, à 2 on va plus loin.

Collaborez avec d’autres product owners est la meilleure chose qui peut vous arriver dans votre job.

En plus de vous booster et de vous faire grandir, cela vous apporte un soutien mental.

Même si vous avez des expertises ou des personnalités différentes, le fait que vous pratiquiez le même métier doit forcément vous rapprocher.

Utiliser cette opportunité comme une force.